Orderadministratie
De orderadministratie ondersteunt het traject van bestellingen van klanten tot het verzendgereed klaarzetten.
Hierop volgt doorgaans het proces van factureren. Meestal is dit een debiteurenaangelegenheid, maar omdat in de fysieke afhandeling vaak een factuur met de goederen wordt meegezonden, wordt hieraan ook aandacht besteed.
Het vastleggen van een bestelling is al een problematiek op zich.
Naast het vastleggen van de artikelen en de hoeveelheid, zijn er nog tal van zaken die van invloed zijn op de afhandeling zoals:
- De invloed op de fysieke afhandeling: spoedorder, wordt afgehaald, afleveradres, factuuradres, waarschuwen voor aflevering, enzovoort.
- De invloed op de factuur: binnenland, buitenland, EU, klantgebonden korting, artikelkorting, actiekorting, kwantumkorting. Allemaal afspraken die invloed hebben.
- Hoe de order moet worden afgeleverd: rembours, aan huis, afhaalpunt, enzovoort.
Het verzamelen van de artikelen, zaken zoals:
- Verzamelroute, hoe zo optimaal mogelijk door het magazijn wordt gegaan;
- Verzamelen met pickbon of gebruik maken van RF-technologie;
- Ordergericht verzamelen of batchgericht verzamelen;
- Ondersteunen van orderverzamelsystemen.
Er is geen standaard te bedenken. Het is productafhankelijk en vaak ook bedrijfsafhankelijk.
Pakbon en/of factuur
Sommige bedrijven maken een pakbon en sturen de factuur na. Anderen voegen de factuur aan de levering toe. Het is dan noodzakelijk dat de betreffende documenten beschikbaar zijn op het moment dat het proces erom vraagt.
Koppeling met debiteurenadministratie
Het is vanzelfsprekend dat de benodigde gegevens beschikbaar komen voor de debiteurenadministratie. Of het nu het debiteurensysteem van Van der Waaij Software is of een pakket van een andere leverancier, er wordt altijd een koppelingsbestand gemaakt waarmee het debiteurenpakket kan werken. Dat geldt eveneens voor de eventuele journaalposten die nodig zijn.