Tracing & Tracking
Onder tracing en tracking wordt verstaan het bewaken van het traject vanaf het moment dat een verzendeenheid ontstaat tot het moment dat het op de eindbestemming wordt afgeleverd. De verzendeenheid of transportunit dient te zijn voorzien van een unitnummer. In ons logistiek pakket krijgt ieder pakket of transport unit een uniek trackingnummer.
Zodra de verzendeenheid of transport unit in ons logistiek pakket wordt aangeleverd, worden er gegevens over deze verzendeenheid vastgelegd. Hierbij kan worden gedacht aan afleveradres, gewicht, omvang, transporteur, eigenaar enzovoort. Kortom, eigenschappen van de verzendeenheid, transport en bestemming.
Er wordt in grote lijnen informatie vastgelegd over de inhoud van de verzendeenheid. Meestal betreft het de belangrijkste inhoud, zoals een artikelnummer met omschrijving. Het betreft geen detailinformatie. Dit wordt geacht in het orderregistratie-/orderverzamelsysteem te worden gedaan.
Daarnaast is het mogelijk om aan te geven in welke categorie de verzendeenheid valt, zoals brandbaar, schadelijke stoffen, breekbaar en dergelijke.
In het traject naar het afleveradres kunnen er momenten bestaan waarop controleregistratie gewenst is. Deze momenten worden ‘events’ (gebeurtenissen) genoemd. Alle events worden vastgelegd op basis van het trackingnummer. Hierdoor is het mogelijk om het gehele traject dat een verzendeenheid heeft afgelegd te traceren. Om deze events uit te voeren, kan gebruik worden gemaakt van GPRS: een scanner uitgerust met een gsm-optie voor data die direct de scanning via het gsm-net doorgeeft aan een andere computer die het event direct vastlegt.
De bevestiging van de aflevering kan traditioneel (op papier) of met een elektronische handtekening plaatsvinden. De laatste optie wordt meer en meer toegepast. Ook vindt er een ontwikkeling plaats waarbij goederen ’s nachts worden vervoerd en afgeleverd, bijvoorbeeld met RFID-tags op het afleverpunt. Afhankelijk van de situatie zijn diverse opties mogelijk.
In de laatste jaren wordt steeds meer gebruik gemaakt van afhaalpunten, zoals bij een supermarkt.
In België en Duitsland kom je bij supermarkten en tankstations boxen tegen waar goederen uit opgehaald kunnen worden. Op enkele plaatsen in Nederland wordt deze mogelijkheid ook al toegepast.
Naast de registratie van de verzendeenheid zijn er ook registraties aanwezig die mogelijkheden bieden voor het berekenen van de kosten. Dit is afhankelijk van de wijze waarop het financieel pakket is ingericht.