Information BTS Tracking & Tracing – Van der Waaij Software

Inleiding

BTS ondersteunt de bedrijfsvoering van diverse organisaties.

BTS Tracking & Tracing is een goederen volg- en signaleringssysteem. Het aantal verschillende soorten registratiepunten en meldingen is onbeperkt. Het traject kan zich uitstrekken vanaf het moment dat de goederen bij de opdrachtgever worden opgehaald tot en met het afleveren op het afleveradres en weer terug. De aanwezigheid van apparatuur om de registratie vast te leggen is maatgevend. Met andere woorden, je kunt POD doen, maar de noodzakelijke apparatuur moet wel voorhanden zijn.

Kenmerken

BTS heeft een modulaire en flexibele opzet. Hierdoor kan snel en betrouwbaar programmatuur worden ontwikkeld.
BTS is snel en eenvoudig te installeren.
Snel inleerproces, omdat in samenwerking met gebruikers gekozen is voor de meest logische opmaak van schermen en verwerking van het proces.
Online help functionaliteit.
Standaard taakbalk voor tonen, afdrukken, Excel® uitvoer logging e.d. (Door gebruiker in te delen).
Performance is hoog. Dit is vooral belangrijk voor werkzaamheden in een productieomgeving.
Laag beheer niveau. Over het algemeen vraag de programmatuur weinig tijd van de systeembeheerder.

Functies BTS

Transportstromen en routing

BTS kent verschillende transportstromen. Al deze transportstromen zijn dag afhankelijk. Dat wil zeggen dat een bepaalde route op maandag niet hetzelfde hoeft te zijn dan een route op dinsdag.

De transportstromen die mogelijk zijn worden als volgt nader omschreven.

Stroom van opdrachtgever naar afleveradres.
Stroom van afleveradres naar opdrachtgever.
Stroom van afleveradres naar opdrachtgever en weer terug.
Stroom van opdrachtgever naar afleveradres en weer terug.

Stroom 1 wordt gebruikt bij trajecten waarbij goederen van opdrachtgever naar detaillist of particuliere afnemer gaan.

Stroom 2 wordt gebruikt voor retourstromen. Hierbij kan gedacht worden de afhaalopdrachten.

Stroom 3 wordt gebruikt bij reparatieopdrachten. Bedrijven en particulieren kunnen defecte apparatuur aanbieden voor reparatie op een verzamelpunt. Hiervoor wordt de naam PuDo gebruikt, wat staat voor Pick-up Drop-off locatie.

Stroom 4 wordt gebruikt wanneer er sprake is van omruilen van goederen.

Bij de bepaling van routing binnen de transportstromen wordt gebruik gemaakt van de relatie van de postcode en de route, hetgeen in Nederland goed te gebruiken is. België maakt gebruik van een postcode voor een plaatst of deel van een plaats. Voor andere landen zal gekeken moeten worden naar andere oplossingen om een goede routing te verkrijgen. Het is hierbij mogelijk om gebruik te maken van programmatuur van andere leveranciers, die speciale oplossingen hebben voor deze problematiek.

Identificatie

Iedere verzendeenheid, meestal een pakket, dient voorzien te zijn van een unieke identificatie het pakketnummer. De vorm van het pakketnummer is niet aan voorwaarden verbonden, mits het uniek is. Het mag bestaan uit letters en cijfers. Ook het liggend streepje is mogelijk. Hierdoor kunnen pakketnummers van andere transporteurs worden verwerkt wanneer een kenmerk van de opdrachtgever aanwezig is, hetgeen meestal het geval is. Wanneer BTS een pakketnummer moet toewijzen, dan zal gebruik gemaakt worden van de GS1 SSCC codering. Een code van GS1 voor codering van transporteenheden. In het nummer is de opdrachtgever vastgelegd.

Excel®, .PDF en e-mail

In BTS wordt veelvuldig gebruik gemaakt van Excel® om overzichten te maken. Daarbij is het mogelijk om deze weer om te zetten in .pdf-bestanden. Hierdoor is het gemakkelijker de gegevens naar anderen te versturen, omdat iedere gebruiker wel over Excel® of Adobe Reader beschikt.

Uit compatibiliteitsoogmerk is momenteel gekozen voor Office 97-2003 .xls.

Daar waar nodig kan een e-mail verstuurd worden met een overzicht als bijlage. Dit kan:

Automatisch zonder tussenkomst van de gebruiker nadat het programma door de gebruiker is aangeroepen.
Onder regie van de gebruiker. Gebruiker bepaald door het indrukken van een button op het scherm dat e-mail verzonden kan worden.
Zowel de verwerking als het versturen geschiedt geheel autonoom op vooraf bepaalde dagen en tijdstippen.

Generiek en modulair

In BTS wordt veelvuldig gebruik gemaakt van inrichtingstabellen, waardoor het gebruik van opties en verwijzingen niet “hard” in de programmatuur is geprogrammeerd. Dit verhoogt de flexibiliteit en onder houdbaarheid van de programmatuur.

Daarnaast is de programmatuur modulair opgebouwd. Dit verhoogt het algemeen gebruik en betrouwbaarheid van programmaonderdelen omdat deze in vele functies worden toegepast.

Registratie

De volgende registratiemogelijkheden zijn beschikbaar.

EDI. In verschillende vormen voor het vastleggen van pakketgegevens. Mogelijkheden zijn:
- EDI ASCII vorm van Medisa is beschikbaar.
- XLS en .CSV kunnen worden verwerkt met een vrije kolom indeling.
- Edifact in de vorm van IFTMIN
Scanning van barcodes van pakket labels. Er zijn verschillende mogelijkheden:
- In eerste instantie is dit scanning van het pakketnummer. Voorwaarde hierbij is dat het systeem reeds over de pakketgegevens beschikt. Wanneer het systeem niet over de pakketgegevens beschikt, kan gebruik gemaakt worden van een Barcode met postcode/huisnummer/achtervoegsel. Wanneer het systeem over de adresgegevens van deze postcode beschikt, is geen verdere invoer noodzakelijk. Is dit niet het geval dan dienen de adresgegevens manueel te worden toegevoegd. Deze optie is in combinatie met de twee voorgaande opties te gebruiken.
- Volledige invoer van pakketgegevens door middel van de EAN 2D code PDF417. Code is gebaseerd op de Edifact standaard IFTMIN.
  Hierbij is geen EDI noodzakelijk en ook geen manuele invoer van adresgegevens. Afhankelijk van het type scanner is de invoer minder snel.
Registratie via BTS web (op verzoek)
- Opdrachtgever meldt zijn pakketten via BTS web aan het systeem.

Verzendeenheden en afmetingen

BTS ken de mogelijkheid om verschillende verzendeenheden de definiëren. De standaard verzendeenheden zijn:

Pakketten in de vorm van een doos. Hierbij moet gedacht worden aan pakketten die hanteerbaar zijn met een maximum gewicht van 25 kg.
Pallets. Goederen die op een pallet zijn geplaatst, waarbij de identificatie op niveau van pallet is gedaan.
Containers. Primair moet hier gedacht worden aan containers die gebruikt worden in het weg transport.
Niet nader gespecificeerd. Een restgroep die door het gebruik is te gebruiken voor incidentele afwijkende vormen.

Naast deze standaard mogelijkheden is het mogelijk een 6-tal verzendeenheden te definiëren.

Hierbij kan gedacht worden aan display materiaal of rolcontainers.

Bij alle verzendeenheden is de mogelijkheid aanwezig om afmetingen, gewicht en waarde als default te definiëren. Daarbij is het mogelijk om per pakker bij de pakketregistratie de afmeting, het gewicht en de waarde aan te geven.

Verzenddocumenten

De goederen die worden verstuurd, kunnen worden begeleid door verzenddocumenten. Er zijn 2 soorten documenten, te weten:

Aftekenborderel. Op het borderel staan de pakketten vermeld met een totaal aantal per afleveradres. Ontvanger tekent voor ontvangst op het borderel.
Afleverdocument met aftekenborderel. Afleverdocument is een document per afleveradres. Tekenen voor ontvangst op afleverdocument is mogelijk indien deze in tweevoud. Anders aftekenen op aftekenborderel.

De verzenddocumenten kunnen in Excel® worden aangemaakt en aan depots en PuDo’s worden verstuurd als bijlage in een E-mail. Indien FTP mogelijkheden beschikbaar zijn, kan hier ook gebruik van worden gemaakt.

BTS web

Alle informatie in het BTS systeem kan beschikbaar gesteld worden aan BTS web. Hierdoor kunnen gebruikers buiten de eigen organisatie toegang krijgen tot pakket informatie. Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden geschapen:

Opvragen van informatie over pakketten, met name de track en trace gegevens, dus status in transporttraject.
Voorzien van depots en PuDo’s van mogelijkheden om status van pakketten te melden, zoals ontvangen, afgegeven met eventueel afgiftedocument, retourgenomen met retourname document, ingenomen met inname document, enz.
Melden van opdrachtgevers van te versturen pakken (Boxer).

Rapportage

Omdat alle handelingen in BTS worden vastgelegd, is rapportage over deze handelingen mogelijk. Deze rapportage wordt weergegeven in Excel®. Hierbij zijn diverse opties beschikbaar.

Rapportage over 1 handeling. Hierbij wordt 1 handeling in beschouwing genomen. Bijvoorbeeld, welke pakketten zijn voor welke opdrachtgever in Gilze gescand op een opgegeven datum.
Rapportage over 2 handelingen. Hierbij worden 2 handelingen in beschouwing genomen. Bijvoorbeeld, welke pakketten zijn met EDI gemeld en welke zijn daadwerkelijk gescand. Hieruit kunnen meerdere situatie ontstaan. EDI en gescand, EDI en niet gescand en geen EDI en wel gescand.
Trajectcontrole. Hierbij worden de handelingen over een traject opgegeven en wordt gemeld welke eraan voldoen, dus traject afgewerkt en welke niet en wat er dan ontbreekt.
Overige. Tal van combinaties zijn mogelijk, ook nog in samenhang met de transportstroom. Daarom zal moeten worden gedefinieerd welke rapportages van belang zijn en welke niet.

Financiële Rapportage

Hierbij zullen die handelingen van belang zijn die noodzakelijk zijn voor financiële doorberekening. Deze handelingen worden verzameld, zo nodig gegroepeerd en getotaliseerd. Van deze gegevens worden een export bestand gemaakt die kan worden ingelezen in een financieel systeem, die de facturering verzorgd.

Importeren van gegevens

Binnen BTS zijn hulpmiddelen beschikbaar om gegevens te importeren. Deze gegevens dienen beschikbaar te zijn in Excel®. In een dialoog met de gebruiker wordt bepaald wat voor soort informatie in een bepaalde kolom staat. Nadat deze dialoog worden de gegevens verwerkt in de betreffende gegevens verzameling. Van de fouten of onwaarschijnlijkheden wordt verslag gedaan.

Exporteren van gegevens

Binnen BTS zijn hulpmiddelen beschikbaar om gegevens te exporteren. Dit kan zowel standaard programmatuur zijn of speciaal voor een bepaalde toepassing.

Hierbij kan een selectie worden gedaan op elke rubriek uit een gegevens verzameling. Ook is het mogelijk om combinatie van verschillende rubrieken te maken. Het resultaat wordt vastgelegd in een Excel®, .CSV of ASCII flat file.

Boxer

In BTS is geen programmatuur voorzien die, als stand a lone programma bij gebruikers, pakket labels kan maken. Dit wil niet zeggen dat het niet mogelijk zou zijn. Op verzoek van de gebruiker kan hierin worden voorzien. Omdat het om een specifieke toepassing gaat, zal de gebruiker moeten aangeven welke mogelijkheden aanwezig moeten zijn.

Overige programmatuur

Behalve de programmatuur voor Tracking en Tracing beschikt BTS over de hieronder vermelde modules. Deze worden summier beschreven.

Magazijn opslag en beheer systeem. Goederen kunnen worden opgeslagen in een 1 of meerdere magazijnen op verschillende locaties. Het systeem beschik over een vrij locatiesysteem met bulk- en Pick locaties. Verhuur van locaties met in- en uitslag registratie is standaard.
Orderadministratie voor het registreren van orders van klanten. Order intake kan ook elektronisch plaatsvinden. Dit wordt gebruikt als BackOffice systeem voor internet verkopen. Controle op kredietlimiet is mogelijk.
Pickbonnen zowel op papier als elektronisch voor het aansturen van geautomatiseerde orderverzamelsystemen. Pakbonen worden aangemaakt als begeleidend document.
Koppeling met de module tracking en tracing voor aanbieden van de zending.
Facturering van geleverde orders. Bij de facturering wordt een factuur op papier en/of elektronisch aangemaakt en eventueel per e-mail verzonden. Koppeling beschikbaar met de debiteuren en grootboek module.
Debiteuren module voor het beheer van de betalingen. Betalingen per dagafschrift. Rapportage over de openstaande posten.
Grootboek module met registratie journaalposten, zowel manueel en elektronisch. Rapportage met rekening overzicht, proefsaldibalans en kolommenbalans. BTW aangifte. Export voor accountant.