Information BTS Tracking & Tracing

Inleiding

BTS ondersteunt de bedrijfsvoering van diverse organisaties.

BTS Tracking & Tracing is een goederen volg- en signaleringssysteem. Het aantal verschillende soorten registratiepunten en meldingen is onbeperkt. Het traject kan zich uitstrekken vanaf het moment dat de goederen bij de opdrachtgever worden opgehaald tot en met het afleveren op het afleveradres en weer terug. De aanwezigheid van apparatuur om de registratie vast te leggen is maatgevend. Met andere woorden, je kunt POD doen, maar de noodzakelijke apparatuur moet wel voorhanden zijn.

Kenmerken

• BTS heeft een modulaire en flexibele opzet. Hierdoor kan snel en betrouwbaar programmatuur worden ontwikkeld.
• BTS is snel en eenvoudig te installeren.
• Snel inleerproces, omdat in samenwerking met gebruikers gekozen is voor de meest logische opmaak van schermen en verwerking van het proces.
• Online help functionaliteit.
• Standaard taakbalk voor tonen, afdrukken, Excel® uitvoer logging e.d. (Door gebruiker in te delen).
• Performance is hoog. Dit is vooral belangrijk voor werkzaamheden in een productieomgeving.
• Laag beheer niveau. Over het algemeen vraagt de programmatuur weinig tijd van de systeembeheerder.

Functies BTS

Transportstromen en routing

BTS kent verschillende transportstromen. Al deze transportstromen zijn dag afhankelijk. Dat wil zeggen dat een bepaalde route op maandag niet hetzelfde hoeft te zijn als een route op dinsdag.

De transportstromen die mogelijk zijn worden als volgt nader omschreven:

1. Stroom van opdrachtgever naar afleveradres.
2. Stroom van afleveradres naar opdrachtgever.
3. Stroom van afleveradres naar opdrachtgever en weer terug.
4. Stroom van opdrachtgever naar afleveradres en weer terug.

Stroom 1 wordt gebruikt bij trajecten waarbij goederen van opdrachtgever naar detaillist of particuliere afnemer gaan.

Stroom 2 wordt gebruikt voor retourstromen. Hierbij kan gedacht worden aan afhaalopdrachten.

Stroom 3 wordt gebruikt bij reparatieopdrachten. Bedrijven en particulieren kunnen defecte apparatuur aanbieden voor reparatie op een verzamelpunt. Hiervoor wordt de naam PuDo gebruikt, wat staat voor Pick-up Drop-off locatie.

Stroom 4 wordt gebruikt wanneer er sprake is van omruilen van goederen.

Bij de bepaling van routing binnen de transportstromen wordt gebruik gemaakt van de relatie van de postcode en de route, hetgeen in Nederland goed te gebruiken is. België maakt gebruik van een postcode voor een plaats of deel van een plaats. Voor andere landen zal gekeken moeten worden naar andere oplossingen om een goede routing te verkrijgen. Het is hierbij mogelijk om gebruik te maken van programmatuur van andere leveranciers, die speciale oplossingen hebben voor deze problematiek.

Identificatie

Iedere verzendeenheid, meestal een pakket, dient voorzien te zijn van een unieke identificatie: het pakketnummer. De vorm van het pakketnummer is niet aan voorwaarden verbonden, mits het uniek is. Het mag bestaan uit letters en cijfers. Ook het liggende streepje is mogelijk. Hierdoor kunnen pakketnummers van andere transporteurs worden verwerkt wanneer een kenmerk van de opdrachtgever aanwezig is, hetgeen meestal het geval is. Wanneer BTS een pakketnummer moet toewijzen, wordt gebruik gemaakt van de GS1 SSCC codering, een code van GS1 voor codering van transporteenheden. In het nummer is de opdrachtgever vastgelegd.

Excel®, .PDF en e-mail

In BTS wordt veelvuldig gebruik gemaakt van Excel® om overzichten te maken. Daarbij is het mogelijk om deze weer om te zetten in .pdf-bestanden. Hierdoor is het gemakkelijker de gegevens naar anderen te versturen, omdat iedere gebruiker wel over Excel® of Adobe Reader beschikt.

Uit compatibiliteitsoogmerk is momenteel gekozen voor Office 97-2003 .xls.

Daar waar nodig kan een e-mail verstuurd worden met een overzicht als bijlage. Dit kan:

• Automatisch zonder tussenkomst van de gebruiker nadat het programma door de gebruiker is aangeroepen.
• Onder regie van de gebruiker. De gebruiker bepaalt door het indrukken van een button op het scherm dat e-mail verzonden kan worden.
• Zowel de verwerking als het versturen geschiedt geheel autonoom op vooraf bepaalde dagen en tijdstippen.

Generiek en modulair

In BTS wordt veelvuldig gebruik gemaakt van inrichtingstabellen, waardoor het gebruik van opties en verwijzingen niet “hard” in de programmatuur is geprogrammeerd. Dit verhoogt de flexibiliteit en onderhoudbaarheid van de programmatuur.

Daarnaast is de programmatuur modulair opgebouwd. Dit verhoogt het algemeen gebruik en de betrouwbaarheid van programmaonderdelen omdat deze in vele functies worden toegepast.

Registratie

De volgende registratiemogelijkheden zijn beschikbaar:

• EDI in verschillende vormen voor het vastleggen van pakketgegevens. Mogelijkheden zijn:
  • EDI ASCII vorm van Medisa is beschikbaar.
  • XLS en .CSV kunnen worden verwerkt met een vrije kolomindeling.
  • Edifact in de vorm van IFTMIN.
• Scanning van barcodes van pakketlabels. Mogelijkheden:
  • Scanning van het pakketnummer. Indien pakketgegevens ontbreken, kan gebruik gemaakt worden van een barcode met postcode/huisnummer/achtervoegsel. Indien adresgegevens niet beschikbaar zijn, dienen deze handmatig te worden toegevoegd.
  • Volledige invoer van pakketgegevens via EAN 2D code PDF417. Afhankelijk van type scanner is de invoer minder snel.
• Registratie via BTS web (op verzoek): opdrachtgever meldt pakketten via BTS web aan het systeem.

Verzendeenheden en afmetingen

BTS kent de mogelijkheid om verschillende verzendeenheden te definiëren. De standaard verzendeenheden zijn:

• Pakketten in de vorm van een doos, hanteerbaar met maximaal 25 kg.
• Pallets. Identificatie op niveau van pallet.
• Containers, primair voor wegtransport.
• Niet nader gespecificeerd, te gebruiken voor incidentele afwijkende vormen.

Naast deze standaardmogelijkheden is het mogelijk een 6-tal verzendeenheden te definiëren, zoals displaymateriaal of rolcontainers.

Bij alle verzendeenheden is de mogelijkheid aanwezig om afmetingen, gewicht en waarde als default te definiëren. Per pakker kan dit bij registratie worden opgegeven.

Verzenddocumenten

De goederen die worden verstuurd, kunnen worden begeleid door verzenddocumenten. Er zijn twee soorten:

• Aftekenborderel: op het borderel staan de pakketten vermeld met totaal per afleveradres. Ontvanger tekent voor ontvangst.
• Afleverdocument met aftekenborderel: document per afleveradres. Tekenen voor ontvangst op afleverdocument is mogelijk indien tweevoudig; anders op borderel.

De verzenddocumenten kunnen in Excel® worden aangemaakt en als bijlage in een e-mail verstuurd. Indien FTP beschikbaar is, kan dit ook worden gebruikt.

BTS web

Alle informatie in het BTS-systeem kan beschikbaar worden gesteld aan BTS web. Hierdoor kunnen gebruikers buiten de eigen organisatie toegang krijgen tot pakketinformatie. Mogelijkheden:

• Opvragen van informatie over pakketten, met name track & trace gegevens.
• Voorzien van depots en PuDo’s om status van pakketten te melden (ontvangen, afgegeven, retour, ingenomen).
• Melden van opdrachtgevers van te versturen pakketten (Boxer).

Rapportage

Omdat alle handelingen in BTS worden vastgelegd, is rapportage mogelijk. Rapportages worden weergegeven in Excel® en diverse opties zijn beschikbaar:

• Rapportage over 1 handeling, bijvoorbeeld welke pakketten voor een opdrachtgever in een plaats op een bepaalde datum zijn gescand.
• Rapportage over 2 handelingen, bijvoorbeeld EDI gemeld vs. daadwerkelijk gescand.
• Trajectcontrole: handelingen over een traject, wat is afgewerkt en wat ontbreekt.
• Overige combinaties, afhankelijk van transportstroom en behoefte.

Financiële Rapportage

Handelingen die noodzakelijk zijn voor financiële doorberekening worden verzameld, gegroepeerd en getotaliseerd. Van deze gegevens wordt een exportbestand gemaakt voor invoer in een financieel systeem dat de facturering verzorgt.

Importeren van gegevens

Hulpmiddelen zijn beschikbaar om gegevens te importeren in Excel®. In een dialoog wordt bepaald welke informatie in welke kolom staat. Fouten of onwaarschijnlijkheden worden gerapporteerd.

Exporteren van gegevens

Hulpmiddelen zijn beschikbaar om gegevens te exporteren, zowel standaard als voor specifieke toepassingen. Selectie kan per rubriek of combinatie van rubrieken. Resultaten worden vastgelegd in Excel®, .CSV of ASCII flat file.

Boxer

BTS bevat geen zelfstandige programmatuur voor het maken van pakketlabels. Op verzoek kan dit worden ontwikkeld, afhankelijk van de wensen van de gebruiker.

Overige programmatuur

BTS beschikt over de volgende modules:

• Magazijnopslag en beheersysteem: opslag in 1 of meerdere magazijnen, vrij locatiesysteem, bulk- en picklocaties, verhuur met in- en uitslagregistratie.
• Orderadministratie: registreren van klantorders, inclusief elektronische orderintake. Pickbonnen op papier of elektronisch. Koppeling met tracking & tracing module.
• Facturering: facturen op papier en/of elektronisch, eventueel per e-mail. Koppeling met debiteuren en grootboekmodule.
• Debiteurenmodule: beheer van betalingen, dagafschriften, rapportage openstaande posten. Grootboekmodule: registratie journaalposten, rapportages, BTW-aangifte, export voor accountant.